MACAM-MACAM TUGAS SEKRETARIS

1. Tugas-tugas rutin
      Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusu, perhatian khusus maupun pengawasan khusus.
      Tugas-tugas rutin meliputi :
·         Menyusun/ membuat surat (kerespondensi)
·         Manata arsip (kearsipan)
·         Mengurus dan mengendalikan surat
·         Menerima serta melayani telepon dan menelpon
·         Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
·         Mempersiapkan laporan

2. Tugas-tugas khusus
      Yaitu tugas-tugas yang dipengaruhi oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara khusus dengan pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya.
      Tugas-tugas khusus meliputi :
·         Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi
·         Menyusun surat-surat rahasia atau konfidensial
·         Menyusun acara kado atau cindremata dall

3. Tugas-tugas istimewa
      Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan.
      Tugas-tugas istimewa meliputi :
·         Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
·         Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
·         Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan-keperluan kegiatan lainnya
·         Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
·         Memeriksa hasil hasil pengumpulan dana/uang, menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis
·         Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor

4. Tugas receptionis
·         Menerima, menjawab, serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
·         Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
·         Mencatat janji-janji untuk pimpinan
·         Menyusun  acara kerja sehari-hari pimpinan

5. Tugas keuangan
·         Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank
·         Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dan atas nama pimpinan
·         Menyimpan catatan pengeluaran-pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari

6. Tugas social
·         Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
·         Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurus undangannya

7. Tugas incidental
·         Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
·         Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur dan sebagainya yang ada kaitannya dengan kepentingaan perusahaan
·         Mengoreksi bahan-bahan cetakan yang dikonsep pimpinan
·         Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan

8. Tugas sekretaris dalam business meeting
·         Mengorganisir suatu pertemuan bisnis
·         Menetukan waktu dan tempat
·         Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar